Tietosuoja

Tietosuojaselosteesta löydät tietoa henkilötietojen käsittelystä Migreeniyhdistyksessä.

Tämä asiakirja kuvaa Suomen Migreeniyhdistyksen suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, mihin niitä käytetään ja kenelle tietoja luovutetaan. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu.

Rekisterinpitäjä

Suomen Migreeniyhdistys ry
Malmin kauppatie 26, 3.krs
00700 Helsinki

Toimiston sähköposti: toimisto(a)migreeni.org

Mitä tietoja Migreeniyhdistyksen toimintaan osallistuvilta kerätään:

Jäsenet

Jäseneksi liittymisenyhteydessä kerätään mm. seuraavat henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Nimi- ja osoitetietojen antaminen on pakollista. Yhdistyksen jäsenrekisteriohjelmaan kirjataan liittymispäivä, jäsenlaji sekä jäsenmaksutiedot. Jäsennumero muodostuu jäsenrekisteriohjelman kautta.

Koulutukset ja kurssit

Yhdistyksen koulutuksiin ja kursseille osallistuvilta kerätään ilmoittautumisen yhteydessä seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite. Tietojen antaminen on pakollista. Tämä ei koske vapaaehtoisten vetämiä vertaisryhmiä.

Vapaaehtoistoiminta

Vapaaehtoistoimintaan osallistuvilta kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja paikkakunta. Lisäksi merkitään minkälaista vapaaehtoistoimintaa henkilö haluaa yhdistyksessä tehdä.

Kyselyt

Suurin osa kyselyistä ja palautteista on nimettömiä. Mikäli kyselyn yhteydessä on arvonta, ei arvonnan yhteydessä annettuja henkilötietoja yhdistetä kyselyissä ja palautteissa annettuun muuhun tietoon. Kyselyt ja palautteen anto ovat vapaaehtoista.

Arvonnat

Arvontojen yhteydessä kysytään nimi ja sähköpostiosoite. Arvontaan osallistuminen ja tietojen antaminen ovat vapaaehtoista.

Rekisterin käyttötarkoitus

• Jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten.
• Ryhmiin, koulutuksiin ja vapaaehtoistoimintaan osallistuvien henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin: tiedotus, koulutusmateriaalin jakaminen, palautteen kerääminen ja laskutus.

Rekisterin tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista tunnistaa.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena jäsenlistan luovuttaminen yhdistyksen postituksiin liittyvissä asioissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uuden järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet(siirryt toiseen palveluun) kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).